Cómo manejar los apartados sin descuadrar tu inventario
Un apartado es inventario que ya no está disponible aunque siga en la tienda. Cómo se registra, cómo se cobran los abonos y qué hacer al vencer.
Un apartado es una venta que todavía no termina y una prenda que ya no está disponible. Las dos cosas a la vez. El problema empieza cuando el sistema solo entiende la primera.
En la mayoría de los puntos de venta genéricos el apartado es una nota: se anota en una libreta, en el chat o en un campo de texto, y la prenda sigue contando como existencia. Entonces pasa lo de siempre — alguien la vende en el mostrador, o la tienda en línea la muestra disponible, y hay que llamarle a un cliente a decirle que ya no hay.
Qué tiene que pasar cuando creas un apartado
Tres cosas, y ninguna debería depender de que alguien se acuerde:
- La existencia se reserva: la prenda deja de poder venderse en el mostrador.
- Deja de contarse como disponible en tu tienda en línea, si vendes también por ahí.
- Queda registrado qué talla y qué color exactos, no «una blusa». Si apartaste la M en negro, lo que se reserva es la M en negro.
Ese último punto es el que separa un sistema hecho para moda de uno que no. Reservar «una blusa» no sirve de nada cuando tienes cinco tallas y cuatro colores: la que el cliente quiere puede estar agotada mientras el sistema dice que hay siete.
Las reglas que conviene definir antes
Los apartados se descontrolan por no haber decidido esto de entrada:
| Regla | Por qué importa |
|---|---|
| Anticipo mínimo | Sin anticipo, apartar no cuesta nada y la gente aparta sin intención de volver. |
| Plazo | Define cuándo la prenda regresa al piso. Treinta días es lo común; en temporada alta conviene menos. |
| Prórroga | Si se permite o no, y cuántas veces. Sin límite, un apartado se vuelve eterno. |
| Qué pasa al vencer | Si el anticipo se pierde, se vuelve saldo a favor o se devuelve. Esto se decide una vez y se avisa al cliente al apartar. |
Estas reglas se configuran una vez y aplican a toda la tienda, para que no las decida cada vendedor.
Cómo se maneja, paso a paso
- Se crea desde el punto de ventaCon el cliente enfrente, se eligen las prendas con su talla y color, se cobra el anticipo y se genera el apartado. La existencia se reserva en ese momento.
- Se registran los abonosCada vez que el cliente viene a abonar, el pago entra a la caja del día y el saldo del apartado baja. El historial queda en el apartado, no en la memoria del vendedor.
- Se entrega al liquidarCuando el saldo llega a cero, el apartado se convierte en venta y la prenda sale del inventario de verdad.
- Se libera si vencePasado el plazo sin liquidar, la prenda vuelve al piso según la regla que definiste, y el sistema deja constancia de qué se hizo con el anticipo.
Por qué los apartados se ven en el corte de caja
Un abono es dinero que entró hoy por una venta que no ha terminado. Si el corte de caja no lo separa, el número del día miente en las dos direcciones: parece que vendiste de más el día del abono y de menos el día que entregas.
El corte tiene que distinguir ventas del día, abonos a apartados y retiros, o al final del mes nadie sabe cuánto se vendió de verdad.
¿Un apartado descuenta el inventario?
¿Qué pasa si el cliente no vuelve?
¿Puedo apartar algo que no tengo en existencia?
¿Los apartados sirven si vendo también en línea?
¿Cómo sé cuánto dinero tengo en apartados?
Los apartados son una de las razones por las que una tienda de ropa necesita un sistema pensado para moda y no uno genérico adaptado. En el genérico el apartado es una nota; en uno de moda es inventario reservado por talla y por color.